電子申報作業說明


電子檔案單一化說明

1.1 背 景
1.2 電子檔案單一化定義
1.3 電子檔案單一化優點
1.4 電子檔案單一化製作說明
◎ pdf檔與wdl檔優缺點比較表
1.4.1 華康科技 DynaDoc（WDL檔）單一檔案製作
1.4.2 Adobe Acrobat（PDF檔）單一檔案製作
1.5 電子申報作業說明
1.5.1 電子申報作業流程圖
1.5.2 申報端設備規格及作業環境說明

1.1 背景
本會自 88 年開始實施『公開資訊電子檔案網路申報』，各開發行公司已將各項公開資訊電子檔案上傳至本申報網站，惟在檔案格式方面，由於公司之電腦系統、編製作業流程各有不同，以致於公司上傳的檔案格式相當不一致，有的係單一 word 檔、有的為多個 word 夾雜多個 excel 檔案、有的則是文字檔，此多個檔案經常造成投資人使用上之不便，因此本會自 89 年開始推動財報、年報、公開說明書「電子檔案單一化」，使各項公開資訊的運用更為方便。


1.2 電子檔案單一化定義
公司上傳各類型公開資訊電子檔案時，資料內容須完整地從頭到尾的存放於同一個檔案中，同一資料類型（即財報、年報、公開說明書、財務預測）不可分開上傳或在zip檔中夾雜不同檔案格式。


1.3 電子檔案單一化優點
1. 方便使用閱讀：就資料使用之觀點而言，單一檔案在使用時，只要打開一個檔案即可如電子書般從頭到尾一次完成瀏覽，不必像多檔資料需開啟多種軟體才能完整閱讀一份資料。
2. 符合世界潮流：綜觀目前網路上能供下載之各類文件資訊，多為完整單一檔案，讓使用者一目了然；國外各申報網站如美國證管會http://www.sec.gov/，加拿大集保http://www.sedar.com/申報系統皆採單一檔案申報，方便投資人下載使用。


1.4 電子檔案單一化製作說明
目前公司上傳之電子檔案若為多個 word 及 excel 檔案時，建議除了利用 OFFICE 的 Copy（複製）& Paste（貼上）的功能將多個檔案合併為單一檔案外；另外，經本會多方了解，目前市面上有兩套製作可攜式文件之軟體可將多個不同格式檔案整合為單一檔案，分別為 Adobe Acrobat 之 PDF 檔及華康科技 DynaDoc 之 WDL 檔，可方便地將多個檔案用此兩套軟體整合，且製作出來的文件可與原紙本文件相符，製作出之檔案適合網路傳輸，對於資料保存及流通大有助益，公司可依需求選擇使用。（ACORBAT 產品－聯絡電話：02-27022721 周先生、黃小姐；DynaDoc 產品－聯絡電話：02-25140358#308 林小姐）。


Adobe Acrobat之pdf檔與華康科技DynaDoc之wdl 優缺點比較表

＼ ADOBE 之 ACROBAT 4.0/5.0 PDF檔案 華康之 DYNADOC 4.0 WDL檔案
開發者

為美國 ADOBE 公司

為本國華康科技
功能重點 製作可攜式文件透過網路快速傳遞流通暨支援印刷作業 製作可攜式文件透過網路快速傳遞流通
檔案製作
  • 需使用 ACROBAT 軟體
  • 需使用 DYNADOC 軟體
檔案使用方式
  • PDF 檔案產生後，只要下載免費 ACROBAT 閱讀器即可開啟，不需購買全套軟體
  • WDL 檔案產生後，只要下載免費 DYNADOC 閱讀器即可開啟，不需購買全套軟體
客戶群
  • 國外：美、加、日、澳、新加坡等國政府或民間企業普遍使用。
  • 國內：普及率不若國外，多為國際化企業使用。
  • 國外：普及率低，多為華人（漢字）市場使用，如：中國大陸、香港、日本…。
  • 國內：總統府公報、台北市政府公文電子化傳遞、財政部電子發票、台灣大學遠距教學課程、僑委會……。
與本會合作推廣方式
  • 軟體費用：ACROBAT 5.0 每套 11,900元，優惠價10,000元；文鼎 CID 字型2,640元，合購售價 12,640元。
  • 原ACROBAT 4.0 昇級版價格為4,420元，優惠價3,800元
  • 以上價格未含稅，聯絡電話：02-27893760 王小姐/馮小姐
  • 若需要中文完整版 pdf reader 可附上名片及掛號回郵30元至台北市南港區（115）玉成街18之1號2樓索取 ACROBAT 4.0 reader 光碟片
  • 製作軟體DynaDoc每套售價3,800元(含稅)，可申請一人次3小時免費教育訓練課程。
  • 聯絡電話：02-27171518轉業務部門或附公司名片及訂購單郵寄台北市(105)民生東路三段115號10樓
優 點
  • 為國際上普遍使用之可攜式文件格式
  • ACROBAT 4.0/5.0 版本可支援中文
  • 可滿足公司目前實際作業多個檔案整合為單一檔案之功能
  • 壓縮比高，檔案 SIZE 小，利於網路傳遞
  • 另有色彩管理功能，檔案除用於流通外另可在部份印刷廠支援小量輸出作業
  • 可支援一般傳檔（72dpi）及印刷輸出（2000dpi）兩種型式
  • 同一檔案內可包含各國不同文字(如中、英、日文)
  • 介面有中文版及英文版（但英文版功能較多）
  • PC 或 MAC 平台皆可使用
  • 英文版含有利用 OCR 辨識影像檔並協助搜尋之功能（僅辨識英文）
  • 為一本國廠商開發之中文可攜性文件軟體
  • 全中文化介面，功能簡單易懂，容易操作
  • 為本國廠商，功能更新易溝通及配合修正
  • 可滿足公司目前實際作業多個檔案整合為單一檔案之功能
  • 壓縮比高，檔案SIZE小，利於網路傳遞
  • 閱讀器（reader）檔案小，利於網路下載安裝
  • 可將檔案和閱讀器包在一起便於使用
  • 可處理中文字（含外字）
  • 軟體含個人版龍捲風全文搜尋引擎
  • 另有『文件捕手』可利用 OCR 辨識影像檔並協助搜尋之功能，可辨識中、英文（需另洽華康）
缺 點
  • 為全球性外國公司，較無法針對特定功能做修正或加強
  • 閱讀器（reader）size 較大，不利網路下載安裝
  • MAC 平台中，目前僅可用於 QUARK4.0輸出 WDL 檔
    （需另洽華康）
  • WDL 非印前市場應用，故 WDL 檔案未支援一般輸出中心的印刷作業
【二套可攜式文件產品互轉結果】
DynaDoc
（82kb）
可編輯		 ─────→ Acrobat
（79kb）
轉換時間約3-4秒
Acrobat
（7kb）
不可編輯		 ─────→ DynaDoc
（1.744mb）
轉換時間約7-8分

茲將上述兩種軟體製作為單一檔案之操作說明於後：
1.4.1 華康科技 DynaDoc（WDL檔）單一檔案製作

（1）安裝 DynaDoc 軟體：

◎ 方式一：

  1. 將「DynaDoc」光碟片放入光碟機中，即會自動執行安裝程式。
  2. 請依其安裝畫面指示，選定安裝組件之後，電腦即開始複製檔案，安裝完成後，請按「完成」按鈕，即完成安裝。
  3. 建議重新啟動 Windows。

◎ 方式二：

  1. 若安裝程式未自動執行，請打開【檔案總管】按一下光碟機位置，螢幕會自動顯示 DynaDoc 目錄視窗。
  2. 若您使用的是 Windows 95/98，請用滑鼠在「Windows 9X」圖示上快速按２下。若您使用的是 Windows NT，請用滑鼠在「Windows NT」圖示上快速按2下。
  3. 移動滑鼠在【Disk 1】圖示上快速按２下，開啟Disk1目錄，在【SETUP.EXE】圖示上快速按２下，安裝精靈就會開始執行安裝程式，請依照畫面指示進行安裝步驟。
  4. 依其安裝畫面指示，選定安裝組件之後，電腦即開始複製檔案，安裝完成後請按「完成」按鈕，即完成安裝。
  5. 建議重新啟動 Windows。
（2）製作 DynaDoc 文件之前置作業：
  1. 打開 WORD 或 EXCEL 軟體，選擇【檔案】中之【列印】功能，選印表機至「DynaDoc Generator」
  1. 選擇右方【內容】鍵，按下【進階設定】之頁面夾，將「依紙張大小列印」及下方之「儲存設定」二個選項打勾，再按下方之【確定】鍵，即完成前置作業之設定。此設定只要作一次即可。
（3）單一的 WORD/EXCEL 檔製作成單一的 DynaDoc 文件（以 OFFICE 檔案為例）
  1. 製作原則：利用 DynaDoc 軟體製作文件，只是模擬一台印表機，把檔案”列印”到另一個 DynaDoc 文件中，所以 A 檔案從印表機印出什麼樣子，做成 DynaDoc 文件就是什麼樣子。
  2. 就如同要把檔案從印表機列印出來一樣，要將 WORD 或 EXCEL 檔案作成 DynaDoc 文件，務必先利用 word 和 EXCEL 中【預覽列印】之功能，確定檔案之頁面寬度不會超出列印範圍，如果超出，則務必調整之，可利用版面設定將頁面邊界縮小/加長、設定字體大小、或者用每一欄位之間距來調整皆可。
  3. 調整完畢，要製作檔案成 DynaDoc 文件，只要選擇【檔案】中之【列印】，印表機選項選擇「DynaDoc Generator」後，按確定，之後電腦上會出現一個畫面，要選擇所產生 DynaDoc 文件之檔案存放路徑。
  4. 以下圖為例，存放在 temp 的目錄下，檔名為”試作的 WDL 文件.doc”，按下【確定】鍵即完成。利用檔案總管，temp 目錄下，就會看到一個”試作的 WDL 文件.WDL”。
  5. 請注意：製作出來的 DynaDoc 文件，其檔案之副檔名是.WDL。
（4）將多個檔案整合(MERGE)製作成單一的 DynaDoc 文件：

在前面第（3）部份已說明如何將單一的 word 或是 excel 檔案做成 DynaDoc 文件，若是要針對多個 word 或是多個 EXCEL 檔案整合成單一的 DynaDoc 文件，就必須利用 DynaDoc DeskTop 提供的【MERGE】的功能，此功能會在您安裝完 DynaDoc 後，出現在您電腦的桌面上，作法有下列二種，可依狀況自行選擇。

【作法一】直接將多個 WORD、EXCEL（不含多個工作表）檔案做整合：

  1. 適用原則說明：
  • 做整合之前，務必先了解檔案順序為何，並建議將檔案命名成可辨識順序之名稱。
  • 桌面上的 DynaDoc DeskTop 提供MERGE功能，使用時務必要將整合的檔案依第一頁至最後一頁之順序置入 DynaDoc DeskTop 白框中。

※ 此作法在處理EXCEL檔案時，若EXCEL檔案中不只一個工作表，則不適用。

  1. 開啟 DynaDoc DeskTop 後，選【檔案】→【開檔】，找到要整合檔案之路徑，依順序選擇，例如: ”封面目錄查核報告.doc”(第一個部份)，按【開啟舊檔】；再重覆【開檔】依順序選取”資產負債表.xls”、”損益表.xls”…等其他部份，操作方法依此類推。

※ 若不慎選錯，則按【檔案】選【清除】即可重選。
  1. 待全部依順序選取完畢，按下前圖上排右方之綠色 Merge 鍵，即開始處理檔案之整合（注意：此時該按鈕已變成紅色的），接著畫面出現一長框，此時填入欲產生之 wdl 檔案名稱及存放路徑，若要更改路徑，則按【瀏覽】可改變目錄位置，否則就按【確定】。
  1. 接著，畫面出現『檔案轉換中，請稍候...』，請靜待程式處理（注意：此時 MERGE 按鈕仍然維持紅色），作業完畢後，MERGE 按鈕會恢復成綠色，並出現『完成處理』的訊息，就完成檔案之整合。
  1. 利用檔案總管在 C:\temp 目錄下就會看到”aa 公司整份財報.wdl”
【作法二】將 WORD/EXCEL（含多個工作表）檔分別製作成 DynaDoc 文件後，再整合（MERGE）：
  1. 適用原則說明：
  • 做整合之前，務必先了解檔案順序為何，並建議將檔案命名成可辨識順序之名稱。
  • 桌面上的 DynaDoc DeskTop 提供 MERGE 功能，使用時務必將要整合的檔案從第一頁至最後一頁之順序置入 DynaDoc DeskTop 白框中。

※ 此作法適合在處理含多個工作表的 EXCEL 檔案。

  1. 先運用前述第（3）部份的概念，將 WORD 檔案分別”列印”做成 DynaDoc 文件，建議標名順序，以便於在 DynaDoc DeskTop 選取。
  2. 打開含多個工作表的 EXCEL 檔案，利用【預覽列印】檢查每個工作表是否有超出邊界範圍，若有則須調整之。
  3. 調整完成，則點選【檔案】中之【列印】，印表機選項選 DynaDoc Generator，左下方有列印的選項，系統預設為『選定工作表』，將之改為『整本活頁簿』後，按【確定】。
  1. 接著電腦出現對話框，要輸入所產生之 WDL 檔案名稱及存放路徑，完成後，按下【儲存檔案】，可能會出現另一對話框（出現次數因電腦處理列印封包之次數而各有不同）建議依順序取 1、2、3、4…命名，否則無法順利將每頁工作表轉出。

  1. 再開啟 DynaDoc DeskTop，選【檔案】→【開檔】，找到要被整合檔案之路徑，依順序選擇，例：”封面目錄會計師報告.wdl”(第一個部份)，按【開啟舊檔】，再重覆【開檔】選選依順序選取”四大報表 1.wdl、2.wdl……其餘依此類推。
  2. 接下來的作法與前述【作法一】第 2.步驟以後皆相同。
（5）瀏覽DynaDoc文件：
  1. 製作完成的 DynaDoc 文件其副檔名是 .WDL，要瀏覽時請點選【開始】→【程式集】→【DynaDoc】程式選項中之 DynaDoc ReaderLite。

  1. 選擇要看的檔案路徑，按【開啟舊檔】即可瀏覽。
有關：1.4.2 Adobe Acrobat（PDF檔）單一檔案製作 ＆ 1.5 電子申報作業說明 請看下頁說明。》》